Kassabok och Huvudbok – Den löpande bokföringen

I den här artikeln lär du dig vad du som egen företagare (ej aktiebolag) måste dokumentera löpande i din bokföring. Lär dig mer om kassabok, huvudbok, verifikationer och det dagliga bokföringsarbetet.

Bokföring – Krångligt med enkelt

Det krångligaste med bokföring är oftast att förstå hur enkelt det i grunden är. Det är inte så mycket som du som enskild företagare egentligen behöver göra. Men det finns många rädslor kopplade till bokföringen och dess olika delar. I den här artikeln skall vi försöka förklara så konkret och enkelt som möjligt, utan att gå in i varje möjlig detalj, vad du i din löpande bokföring behöver ha ordning på. Ett viktigt tips är förstås alltid att vara proaktiv. Det vill säga vänta inte med din bokföring utan ha dagliga och fasta rutiner så att inte allt skjuts framåt och samlas på hög. Med det sagt så låt oss gå igenom de absoluta grunderna.

Den löpande dokumentationen i Kassaboken

I ett företag kommer du att ha både inbetalningar och utbetalningar. Inbetalningarna är helt enkelt de pengar som dina kunder betalar till dig. Det kan exempelvis vara varor/tjänster som du har sålt och som andra företag eller privatpersoner har betalat för. Utbetalningar är det som du betalar till andra företag.

Nu kommer vi till den första saken du måste göra. Varje inbetalning eller utbetalning behöver du bokföra i den så kallade kassaboken. Här ger du varje så kallade kassapost följande information:

• Verifikationsnummer: Varje inbetalning/utbetalning måste ha ett unikt verifikationsnummer. Detta verifikationsnummer skriver du både i kassaboken och tydligt på fakturan, betalningsbekräftelsen eller kvittot.
• Du skriver i datumet som kassaposten inbetalats eller utbetalats.
• Du skriver i på vilket konto som denna in/ut betalning har gjorts (tex bankkontot, bankgirot eller ur din kassa om det har utförts kontant)
• Du skriver i en beskrivning av vad som in/ut betalats och vilken typ det är, alltså om det är en inbetalning eller utbetalning.
• I kassaboken noterar du även om du gör överföringar mellan dina olika konton och och om du gör egna insättningar eller egna uttag.

I kassaboken samlar du alltså allt inflöde och utflöde av pengar i ditt företag. Detta kommer att organiseras enligt det datum som kassaposten gjordes. Kom också ihåg första punkten att du skriver verifikationsnumret på fakturan eller kvittot. Om du har väldigt få inbetalningar och utbetalningar så kan du göra detta i en kassabok som du köper i bokhandeln. Har du mycket kassahändelser kommer du inte ångra ett köp av ett ordentligt bokföringsprogram.

Det kan också vara bra att ha två stycken pärmar där du sätter in dina kvitton/fakturor osv. En för inbetalningar och en för utbetalningar och alla sätter du i rätt ordning så att det blir lätt att hitta dem igen! Alla fakturor och kvitton som ännu inte bokförts lägger du såklart en mapp så att du har koll på dem! Inga kvitton i en hög i byrålådan här inte!

Så fungerar Huvudboken

Samtidigt som det löpande arbetet i kassaboken sker skall du beskriva din bokföring i den så kallade huvudboken. Här ordnas inte posterna efter datum utan efter på vilket konto de har skett. Du beskriver alltså här alla inbetalningar och utbetalningar för varje konto för sig. Det kan exempelvis organiseras efter bankgiro, bankkonto och kassa. Har ditt företag en kontoplan så organiseras kontona efter denna. På slutet av alla poster på ett konto summeras vad det finns på kontot i det så kallade saldot.

Om det har blivit något fel i bokföringen (och det kommer det att bli ibland) så är det oftast till huvudboken man vänder sig först. Då brukar vi kolla på vilket konto som det skiljer sig mot verkligheten (alltså pengarna på banken) och sedan påbörjas felsökningen.

Bokföringsprogram – Vid mycket arbete i kassabok och huvudbok

Som du säkert förstår så finns möjligheten att det blir en hel del att göra i bokföringen. Om du har väldigt få fakturor och kassahändelser så kommer det inte vara svårt att sköta kassabok och huvudbok för hand. Men om du har väldigt många inbetalningar och utbetalningar så kommer det snabbt bli oöverskådligt och svårhanterligt utan ett bokföringsprogram. Då kommer en investering i ett program lätt att vara värt varje litet öre. Om du har mängder av kassahändelser måste du kanske tänka ett steg längre till och skaffa ett affärssystem, men mer om det i en annan artikel.

Externa länkar om bokföring

• Bokföring på verksamt.se
• Beskrivning om bokföring hos skatteverket